Osakkeiden siirrot ja valtakirjat

Osakkeet voivat siirtyä uudelle omistajalle monella tapaa, mm. kaupan tai lahjan kautta, perintönä tai muussa osituksessa. Osake tuottaa oikeuksia vasta, kun uusi omistaja on merkitty osakeluetteloon. On suositeltavaa rekisteröidä osake omistajalle mahdollisimman nopeasti, koska tarvittavat asiakirjat voivat kadota ja myöhemmin niiden hankkiminen voi olla vaikeaa.

Ohjeet pätevät myös debentuurilainan kohdalla. Suurin ero on, että debentuurilainan siirrosta ei tarvitse suorittaa varainsiirtoveroa. Siitä on myös aina annettu velkakirja, joka tulee toimittaa alkuperäisenä yhtiölle tehtäessä muutosilmoituksia.

Mikäli osakkeesta on annettu osakekirja, siirtomerkintää varten omistajan tulee esittää alkuperäinen osakekirja yhtiölle ja osakekirjassa on oltava viimeksi rekisteröidystä osakkeen luovutuksesta alkava ja merkintää pyytävään asti ulottuva katkeamaton, häneen asti ulottuva kirjallinen luovutussarja eli ns. katkeamaton siirtosarja. Mikäli katkeamatonta siirtosarjaa ei ole, voidaan aukko siirtosarjassa täydentää virallisilla asiakirjoilla. Siirtosarjan aukkoa täydentävistä asiakirjoista on käytävä yksiselitteisesti ilmi ko. osakkeen siirtyminen. Vanhan omistajan tai pesänjakajan tms. tulee tehdä henkilökohtaisesti osakekirjaan siirtomerkintä uudelle omistajalle.

Huom! Monen osakkaan osakekirjat ovat kadonneet vuosien varrella ja siksi suosittelemmekin nykyään, että osakekirja mitätöitäisiin katoamisvaaran vuoksi. Sen voi mitätöidä lähettämällä osakekirjan yhtiölle (esim. kirjattuna kirjeenä), palautamme mitätöidyn osakekirjan muistoksi.

Mikäli osakkeesta ei ole annettu osakekirjaa (kuten vuoden 1999 jälkeisissä anneissa) tai se on mitätöity, sitä ei luonnollisesti tarvitse toimittaa yhtiölle.

Tarvittavat asiakirjat, jotka uusi omistaja toimittaa omine yhteystietoineen yhtiölle omistuksensa rekisteröimistä varten:

  • Kauppa: Kopio kauppakirjasta, alkuperäinen osakekirja (jos annettu) siirtomerkinnöin ja leimattu varainsiirtoverolomake. Jos kauppakirjassa on ehto "omistus siirtyy kun maksettu" tarvitaan myös maksukuitti.
    Myyjän on tehtävä siirtomerkintä alkuperäiseen osakekirjaan. Tarvitaan myös kopio allekirjoitetusta kauppakirjasta.
    Kauppahinnasta maksetaan 1,6 % valtiolle varainsiirtoveroa, mutta alle 10 euron veroa ei tarvitse maksaa. Ilmoitus on kuitenkin tehtävä myös tässä tapauksessa. Varainsiirtovero on maksettava kahden kuukauden kuluessa luovutussopimuksen tekemisestä. Varainsiirrosta tehdään verottajalle ilmoitus, lomakkeita saa verottajalta (http://www.vero.fi). Verottajan leimaamasta varainsiirtoveroilmoituksesta tulee toimittaa kopio yhtiölle.
  • Lahja: Kopio lahjakirjasta, alkuperäinen osakekirja (jos annettu) siirtomerkinnöin.
    Lahjoittaja tekee siirtomerkinnän alkuperäiseen osakekirjaan. Toimita yhtiölle myös kopio allekirjoitetusta lahjakirjasta. Ei varainsiirtoveroa.
  • Perintö tai testamentti: Tarvitaan kopio saantokirjasta ja osakekirja (jos annettu). Pelkästään kuolemantapaus ei siirrä osakkeita automaattisesti kenellekään, vaan vainajan omistamat osakkeet jäävät jakamattoman kuolinpesän osakkaiden yhteisomistukseen. Jotta vainajan omistamat osakkeet tai osuus osakkeista siirtyisi jollekin on tehtävä ositus ja/tai perinnönjako.
    Toimita ensimmäisessä vaiheessa rekisterinpitäjälle kopio perukirjasta, siltä osin mikä koskee ko. omaisuutta ja ilmoita kuka on kuolinpesän yhteyshenkilö (uskottu mies tms.).
    Kun ositus ja/tai perinnönjako on tehty, toimita kopio ositussopimuksesta, perinnönjakokirjasta, tai testamentista, jolloin vainajan omistusoikeus siirretään em. asiakirjan nojalla osakkeen perineen henkilön nimiin. Toimita siirtomerkinnöin (uskottu mies tms.) varustettu alkuperäinen osakekirja yhtiölle. Varainsiirtoveroa ei mene (ellei siirron saaja ole maksanut saantoa pesän ulkopuolisilla varoilla).
  • Avioero: Kopiot saantokirjasta ja alkuperäinen osakekirja (jos annettu), tarvittaessa leimattu varainsiirtoverolomake.
    Toimita yhtiölle kopio ositussopimuksesta/mahdollisesta oikeuden päätöksestä. Siirtomerkintä tehdään osakekirjaan, joka toimitetaan yhtiölle merkintöjä varten. Mikäli saannosta on maksettu pesän ulkopuolisilla varoilla, tulee suorittaa varainsiirtovero.
  • Nimenmuutos, muutto: Ilmoita aina uusi osoite yhtiölle kun muutat tai sähköpostiosoitteesi muuttuu. Mikäli nimesi muuttuu, osakekirjaan ei tarvitse tehdä nimenmuutosmerkintää. Ilmoita nimenmuutos yhtiölle ja liitä oheen virkatodistus tai kopio lääninhallituksen nimenmuutosta koskevasta päätöksestä (tai ajokortin tai passin kopio).

Huomaa, että tiedot nimen- tai omistajuuden muutoksesta tulee aina ilmoittaa paitsi yhtiölle, myös erikseen Ekosähkö Oy:lle, mikäli käytät osakkuussähköä. Ekosähkö hoitaa muuttotilanteet myös paikallisen verkkoyhtiön kanssa!

Osakekirjan jakaminen

Osakkeiden myyntitilanteessa voi osakekirjan jakaminen tulla tarpeelliseksi. Jos samassa osakekirjassa on esimerkiksi neljä osaketta, ja omistaja myy yhden pois, tulee hänen ottaa yhteyttä yhtiöön osakekirjan jakamiseksi. Yhtiö perii osakekirjojen "pilkkomisesta" pienen maksun. Tällöin on selvästi ilmoitettava, minkä suuruisiksi osakekirjoiksi alkuperäinen osakekirja halutaan jakaa.

Vaihtoehtoisesti osakekirja voidaan mitätöidä, jolloin osakkeet voidaan merkitä osakeluetteloon minkälaisissa erissä tahansa. Tällöin ei myöskään ole enää vaaraa osakekirjan katoamisesta.

Kaikki nämä toimenpiteet on kätevintä hoitaa postitse. Lähetä tarpeelliset dokumentit ja alkuperäinen osakekirja yhtiölle postitse. Laita mieluiten mukaan palautuskuori. Halutessasi voit kirjata lähetyksen.

Kadonnut osakekirja

Jos Lumituulen osakekirja on kadonnut tai niin huonossa kunnossa, ettei siitä enää saa selvää, se täytyy kuolettaa ennen siirtoa. Tämä vie aikaa ja maksaa.

Asiakirjan omistaja tekee käräjäoikeudelle hakemuksen asiakirjan kuolettamisesta ja antaa samalla käräjäoikeudelle asiakirjasta jäljennöksen tai muun luotettavan selvityksen sen sisällöstä ja oikeudesta siihen. Käytännössä esimerkiksi yhtiön vahvistuksen siitä, että osakas on merkitty luetteloon. Käräjäoikeus julkaisee julkisen haasteen (kestää 6 kk) ja antaa lopulta päätöksen.

Ennen päätöksen saamista ei osakasta merkitä osakasrekisteriin. Päätöksen kanssa yhtiöltä saa halutessaan uuden osakekirjan tilalle, mutta suosittelemme, ettei osakekirjoja anneta, vaan tieto omistuksesta säilytetään vain osakas- ja osakerekisterissä, josta saa myös otteen pyydettäessä.

Valtakirjat

Yhtiökokouksessa yhtiön osakkaan edustamiseen tarvitaan valtakirja osakkaalta. Valtakirja tarvitaan myös, mikäli osakkeet omistetaan yhdessä tai edustajalla ei ole edustamansa yhtiön tai yhdistyksen nimenkirjoitusoikeutta.

Valtakirja tulee olla allekirjoitettu ja päivätty ja osakkaan on annettava kaikkien osakkeidensa puolesta valtakirja samalle henkilölle. Se voi olla ns. avoin asianajovaltakirja, yksilöity valtakirja ("Valtuutan Erkki Esimerkin edustamaan minua ja käyttämään puhe- ja äänioikeuttani Lumituuli Oy:n yhtiökokouksessa 4.6.2009. Allekirjoitus, päiväys ja nimenselvennys") tai määräaikainen valtakirja (max. 3 vuotta). Valtakirja luovutetaan kokoukseen ilmoittauduttaessa paikan päällä, määräaikaisen valtakirjan saa takaisin.

Osakekauppapaketti

Alta löydät ohjeet osakekauppaa varten, kauppakirjamallin ja varainsiirtoverolomakkeen, joita voit käyttää osakekauppoja tehdessäsi. Yhtiö ei ole vastuussa asiakirjojen sisällöstä tai niiden käytön aiheuttamista vahingoista.